سامانه تدارکات الکترونیکی چیست؟

گسترش روزافزون فناوری اطلاعات وارتباطات و به تبع آن اینترنت باعث دگرگونی نحوه انجام فعالیت‌های اقتصادی و خدمات در این حوزه در سایه افزایش دقت و سرعت و شفافیت و کاهش هزینه و زمان در دنیای کنونی شده ‌است. در واقع فناوری‌های نوین می‌توانند بر نقطه ضعف های تعاملات درازمدت با گروه کوچکی از شرکای کسب وکار، از قبیل هزینه‌های چانه‌زنی و مخاطره محدودشدن، غلبه کند. این در حالی است که بهره‌گیری از فناوری در اقتصاد به خودی خود منافع و مزایایی مانند مزیت قیمتی، اطمینان از کیفیت و در دسترس بودن موارد مورد نیاز را ممکن می‌سازد. در این‌ بین‌، در برخی ‌موارد این امکان وجود دارد که یکپارچه کردن فرآیندها و ساختارهای سازمانی تدارکات مستقیم وغیرمستقیم مفید واقع شود.

در این مطلب، ابتدا با بیان مفاهیم مرتبط با تدارکات، زیر فرآیندهای آن تشریح شده و با شناسایی نیازمندی‌های آن، به بیان تعاریف و جایگاه آن در اقتصاد کشور و نیز جایگاه آن در سطح بین‌الملل پرداخته شده است. پس از آن به تشریح تلاش‌های شورای فضای مجازی دانشگاه آزاد اسلامی در خصوص پیاده‌سازی نمادهای مختلف خدمات الکترونیکی به ویژه سامانه تدارکات الکترونیکی در بدنه دانشگاه آزاد اسلامی پرداخته و به روند تصویب برخی قوانین و آیین‌نامه‌های اجرایی مهم در این خصوص اشاره شده است. در ادامه به بررسی وضع موجود در کشور و برخی کشورهای دنیا و اقدام‌های انجام شده در آنها پرداخته شده و ضمن بیان نقش، جایگاه و مزایای به‌کارگیری تدارکات الکترونیکی در واحدها و مراکز دانشگاهی، مراحل راه‌اندازی سامانه تدارکات الکترونیکی دانشگاه (ستادیار) و الزام‌ها و ملاحظات پیاده‌سازی آن در دانشگاه آزاد اسلامی بیان شده است .

مدیریت فرآیند تدارکات به عنوان یکی از فرآیندهای زنجیره تأمین با هدف کسب کالا یا خدمات مورد نیاز با کمترین هزینه و در بهترین شرایط زمانی، مکانی، کمی و کیفی جایگاه ویژه‌ای در مدیریت کسب و کار دارد. در یک نگاه کلی، فرآیند تدارکات از مرحله شناسایی نیازمندی‌ها تا دریافت خدمات یا کالای خریداری شده برای رفع نیازمندی را شامل می‌شود. به دلیل ارتباطی که بین این فرآیند و دیگر فرآیندهای زنجیره تأمین وجود دارد، هرگونه بهبود در آن می‌تواند بر عملکرد کسب و کار و حتی کل زنجیره تأثیر بگذارد.

در هر فرآیند تدارکات سه جزء اصلی وجود دارد که عبارت است از: خریدار، فروشنده و موجودیت مورد معامله که هر یک از آنها دارای ویژگی‌هایی هستند و به نحوی در تصمیمات ظاهر می‌شوند.

اینترنت فرصت‌های بسیاری را برای بهبود فعالیت‌های زنجیره تأمین به خصوص در حوزه تدارک فراهم کرده است. یکی از این زمینه‌های نوظهور، تدارکات الکترونیکی است. استفاده از اینترنت برای انجام فرآیندهای تأمین و تدارکات را تدارکات الکترونیکی می‌نامند. با استفاده از راه‌حل‌های ارایه شده در زمینه تدارکات الکترونیکی می توان فعالیت‌های تدارک را در طول زنجیره یکپارچه کرد. تدارکات الکترونیکی با استفاده از تکنولوژی اینترنت فعالیت خرید و تأمین را در سازمان‌ها مکانیزه می‌کند. با توجه به این که واحدها و مراکز دانشگاهی در مجموعه دانشگاه آزاد اسلامی درصدد کاهش هزینه‌های ستادی و مدیریتی خود بوده و علاقمند به مدیریت جریان نقدی به نحو مطلوب‌تری هستند، سیستم‌های تدارکات الکترونیکی می‏توانند به عنوان یک ابزار کارا و مؤثر در این زمینه مطرح شوند. تدارکات تهیه و خرید اقلام و تجهیزات مورد نیاز است و می‌تواند موارد انتخاب تأمین‌کننده، ثبت و بررسی نیازها و درخواست‌های خرید، تأیید سفارشات، پردازش سفارش خرید، اقدام برای به اجرا گذاردن سفارش‏ها، هماهنگی پرداخت قیمت اقلام، بارگیری و دریافت اقلام را شامل شود. در واقع تدارکات الکترونیکی انجام امور یادشده، از طریق اینترنت است.

تعاریف مختلفی از سیستم تدارکات الکترونیکی به عنوان بخشی از تجارت الکترونیکی مطرح شده است. بر اساس انتشارات بررسی شده از گروه تحقیقاتی فناوری اطلاعات، تدارکات الکترونیکی‌ اساساً یک سیستم کاربردی خرید و تدارک مبتنی بر اینترنت / اینترانت یا سرویس میزبانی است که جریان خرید شرکای تجاری را آسان ساخته، بهره‌وری تجارت را از طریق زنجیره تأمین بالا برده و توانایی‌های استراتژیک تجارت الکترونیکی را در دنیای اینترنت فراهم می‌سازد. به بیان دیگر، سیستم‌های تدارکات الکترونیکی، در راستای به‌دست آوردن مواد و قطعات از طریق وب یا به‌کارگیری استانداردهای سنتی تبادل الکترونیکی اطلاعات، برای ساخت داخلی(تهیه مستقیم) یا تدارکات و تجهیزات اداری (تهیه غیرمستقیم)، استفاده می‌شود. به بیان کارآبلو، محقق حوزه اقتصادی، تدارکات الکترونیکی به عنوان تکنولوژی تعریف شده است که برای تسهیل به دست آوردن کالاها به وسیله سازمان‌های تجاری یا دولتی از طریق اینترنت طراحی شده است. تدارکات الکترونیکی خرید و فروش تدارکات و خدمات میان بنگاه‌ها یا بنگاه با مشتری از طریق اینترنت است. وب سایت‌های تدارکات الکترونیکی ‌به کاربران شناخته شده و امکان جست‌وجو به دنبال فروشندگان و خریداران کالاها و خدمات را می‌دهند. به عنوان جمع‌بندی سیستم‌های تدارکات الکترونیکی به‌طور معمول کاملاً مبتنی بر وب بوده و از طریق اینترنت کنترل و هدایت می‌شوند و کاملاً خودکار هستند . این سیستم‌ها جریان تأمین کالا و خدمات را بین تأمین‌کننده و خریدار کاملاً یکپارچه می‌کنند. ارایه اطلاعات به موقع و مفید در راستای افزایش اثربخشی تصمیمات خرید نیز از دیگر مزایای این سیستم‌ها است.

اهداف و مزایای تدارکات الکترونیکی

نتایج تحقیقات پیشین نشان می‌دهد که با پیاده‌سازی تدارکات الکترونیکی، هر دو سمت درگیر در معاملات سود بالاتری را کسب کرده و فعالیت‌های مرتبط با سازمان‌ها و دولت کارآ و مؤثرتر انجام خواهد شد. 

امضای الکترونیکی

برخی از کاربردها و استانداردها باید به منظور تقویت واقعی عملیات و خرید منعطف و یکپارچه هرچه بیشتر ارتقا داده شود. یکی از زیرساخت‌های لازم برای پیاده‌سازی سامانه تدارکات الکترونیکی دانشگاه (ستادیار) وجود بستری امن برای تأیید هویت و شناسایی طرفین معامله است، به طوری که این بستر مورد تایید قانون و از نظر قضایی نیز معتبر باشد. امضای الکترونیکی با توجه به موارد مندرج در «قانون تجارت الکترونیکی» و «دستورالعمل اجرایی مرکز صدور گواهی الکترونیکی میانی بازرگانی» و بخشنامه معاونت پشتیبانی دانشگاه این نیاز را کاملاً مرتفع می‌کند و به تامین‌کنندگان و خریداران اجازه می دهد تا در بستری کاملا امن تبادل اطلاعات کنند.

امضای الکترونیکی برای واحدها و مراکز دانشگاهی (خریداران) که از سامانه تدارکات الکترونیکی دانشگاه استفاده می‌کنند اجباری بوده و هر یک از نقش های مرتبط در فرآیند خرید شامل کارپرداز، مقام تشخیص، انباردار، ذیحساب و عامل ذیحساب باید با ارایه مستندات مرتبط با پست سازمانی و نقش خود در سازمان متبوع، به دفاتر صدور گواهی الکترونیکی مراجعه کرده و امضای الکترونیکی نوع دوم (شخص حقیقی با پست سازمانی) را دریافت کنند. برای تأمین‌کنندگان، استفاده از امضای الکترونیکی تا اطلاع ثانوی به صورت اختیاری بوده و تأمین‌کنندگان در صورت تمایل می‌توانند با مراجعه به دفاتر صدور گواهی الکترونیکی در سطح کشور امضای الکترونیکی دریافت کنند.

ضرورت ثبت نام در سامانه ستادیار

واحدها و مراکز دانشگاهی دانشگاه آزاد اسلامی موظف هستند تمام معاملات خود را ( مناقصات و مزایده ها) از طریق سامانه ستادیار انجام دهند، در نتیجه اشخاص حقیقی و حقوقی چنانچه بخواهند در این مناقصات یا مزایده ها شرکت کنند می بایست حتما در سامانه ستادیار ثبت نام شده باشند.